Una nueva ley permitirá a los trabajadores de Nueva York acceder a sus expedientes laborales: cuándo entra en vigor

Durante la recepción anual de reconocimiento laboral en la Escuela de Estudios Laborales y Urbanos de la Universidad de Nueva York (CUNY), la gobernadora, Kathy Hochul, promulgó tres leyes destinadas a proteger a los trabajadores. Una de ellas trata sobre el manejo de los expedientes laborales y entrará en vigor el próximo 8 de noviembre."Nueva York cuenta con la mejor fuerza laboral del país: nuestros trabajadores impulsan nuestra economía, construyen nuestras comunidades y mantienen a nuestro estado en constante progreso", dijo la gobernadora Hochul.Agregó que "estas leyes de sentido común protegerán su información personal y garantizarán que un día de trabajo arduo se vea recompensado con una remuneración justa”.La ley SB 3460, una de las tres que Hochul firmó en esa ocasión, garantiza que todos los empleados tengan acceso a sus expedientes personales y sean notificados cuando se presente un informe negativo en su contra.Con la transparencia como objetivoEn comunicado, la gobernadora dice que “la transparencia es la base de un entorno laboral moderno y equitativo, pero a demasiados trabajadores se les niega el acceso a los archivos que están en poder de sus empleadores”. Garantizar el acceso a los expedientes personales fomenta un diálogo productivo entre trabajadores y empleados. Por eso, Nueva York se une a otros 17 estados que garantizan dicho acceso.En primer lugar la ley define un “expediente de personal” de forma amplia como “un registro que mantiene un empleador y que identifica a un empleado, en la medida en que dicho registro se utilice, se haya utilizado o pueda afectar o utilizarse en relación con las cualificaciones de ese empleado para el empleo, la promoción, el traslado, la remuneración adicional o las medidas disciplinarias”.Dicha definición es más amplia que una carpeta física o individual mantenida por el departamento de Recursos Humanos. La ley exige específicamente que los expedientes del personal incluyan, entre otros, la siguiente información:Nombre, domicilio y fecha de nacimiento. Puesto y descripción del trabajo realizado. Remuneración otras compensaciones. Fecha de inicio del empleo. Solicitud de empleo y CV. Todas las evaluaciones de desempeño.La definición también abarca los registros en poder de proveedores externos que tengan un acuerdo contractual con el empleador para conservar o suministrar registros de personal. La única limitación es que un registro de personal “no debe incluir información de carácter personal si su divulgación constituyera una invasión claramente injustificada de la privacidad”.La ley establece que empleador que reciba una solicitud por escrito de un empleado deberá proporcionarle una copia completa de su expediente personal, sin costo alguno, en un plazo de cinco días hábiles. Podrán limitar las solicitudes a dos por año calendario, pero aquellas motivadas por la inclusión de información negativa en el expediente podrán realizarse más veces.Por otra parte, la ley exige que los empleadores notifiquen al empleado, dentro de los diez días posteriores a la inclusión en su expediente personal, cualquier información que se haya utilizado o pueda utilizarse para afectar sus aptitudes para el empleo de manera negativa, así como el ascenso, el traslado, la remuneración adicional o la posibilidad de que sea objeto de medidas disciplinarias.